1)        ¿Qué hace?


Configurar la retención en la fuente en las ventas o compras, que realice la empresa.



2)        ¿En dónde está ubicada?


Se podrá acceder a esta funcionalidad en la siguiente opción:

  1. Ingresar al módulo de "Contabilidad".
  2. Ir a "Administración".
  3. Opción “Retención en la fuente”.


Ilustración 1: "Configurar Retefuente".



3)        ¿Cómo se configura?


PARA VENTAS


El funcionamiento del sistema en el momento de realizarse la retención en la fuente, en una venta realizada por la empresa se explica en el siguiente diagrama.


Ilustración 2: "Diagrama del funcionamiento de la Retefuente en Ventas".



Para conocer si la empresa es auto-retenedora o no, se realiza mediante la configuración principal del programa, para esto se debe hacer lo siguiente:


Ilustración 3: "Configurar Empresa Auto retenedora".



NOTA: El estado: “No identificado”, tiene el mismo efecto que “Auto retenedor=NO”, para la retención en la fuente, en ventas.


Después de la configuración anterior, se debe verificar o configurar si el tercero es agente retenedor en las ventas de la empresa, o no, para esto debemos ir a la siguiente ruta:


Ilustración 4: "Configurar Tercero si es Agente Retenedor".



Ahora se explica los posibles casos en que se puede aplicar la retención en la fuente en ventas, ya que la empresa y el tercero pueden tener diferentes configuraciones.

A continuación se presenta la respuesta del sistema, en los posibles casos de retención en la fuente

Estado del Tercero (Cliente)

Estado de la Empresa

Tercero SI es agente retenedor

Tercero NO es agente retenedor
  • Empresa NO auto retenedora
  • No identificado
  • Resta de la Cuenta por Cobrar
  • Débito por la cuenta retención
  • NO calcula

Empresa SI auto retenedora
  • Débito por la cuenta retención
  • Crédito por la cuenta provisión
  • Débito por la cuenta retención
  • Crédito por la cuenta provisión

Empresa  Exenta –Sin animo de lucro
  • NO calcula
  • No calcula

Tabla 1.



Después de conocer los posibles efectos según la configuración de la empresa y del tercero; procedemos a configurar el concepto que se creó para el patrón contable de la factura venta, allí en esta configuración se definirán las cuentas contables de Retención y Provisión. Además si se aplicará la retención en la fuente de las ventas para un tercero en particular o para cualquier tercero.


Para realizar esta configuración se debe ingresar en la ruta que se mencionó en el ítem 2 “¿En donde esta ubicada?”, del presente documento.


Ilustración 5: "Definir Retefuente para Ventas".



Como se evidencia en la anterior ilustración, después de ingresar en la opción de “Retención en la fuente”, se debe realizar lo siguiente:

  1. Dar clic en la pestaña “Ventas”
  2. Dar clic en el botón “Concepto”
  3. Seleccionar el concepto al cual se le registrará la configuración de la retención en la fuente. Se debe seleccionar el concepto del patrón contable, que maneja la factura de Venta.
  4. Dar clic en “Adicionar” o en “Modificar” en caso de que se desee cambiar la configuración del concepto.
  5. El sistema presentará la ventana que se muestra en la ilustración 6, para definir cuales serán las  cuentas contables de retención y provisión; las cuales se manejan en  el momento de aplicar retención en la fuente. También se debe definir si la retención en la fuente de las ventas, se aplicará para todos los terceros o solamente a un tercero en particular.


Ilustración 6: "Configurar Concepto para Retefuente en ventas".




PARA COMPRAS


Se debe configurar o verificar si la empresa es agente retenedor en compras y si el cliente es auto retenedor o no en la compras que realice la empresa.


Para conocer si la empresa es agente retenedor o no, se realiza mediante la configuración principal del programa, para se debe hacer lo siguiente:


Ilustración 7: "Configuración empresa si es agente retenedor o no"



Después de la configuración anterior, se debe verificar o configurar si el tercero es agente retenedor en las compras que realice la empresa, o no, para esto debemos ir a la siguiente ruta:


Ilustración 8: "Configurar Tercero si es auto retenedor o no".



Se explica mediante la siguiente tabla, el funcionamiento del sistema en el momento de realizarse la retención en la fuente, en una compra realizada por la empresa.


Ahora se explica los posibles casos en que se puede aplicar la retención en la fuente en compras, ya que la empresa y el tercero pueden tener diferentes configuraciones.

A continuación se presenta la respuesta del sistema, en los posibles casos de retención en la fuente.

Estado del Tercero (Cliente)

Estado de la Empresa

Tercero SI es Auto retenedor

Tercero NO es Auto retenedor

Sin animo de Lucro (Exenta)

Empresa SI es Agente Auto retenedor
  • No calcula
  • Resta de la Cuenta por Pagar.
  • Crédito por la cuenta retención
  • No calcula

Empresa NO es Agente Auto retenedor
  • NO calcula
  • No calcula
  • No calcula

Tabla 2.



Después de conocer los posibles efectos según la configuración de la empresa y del tercero; procedemos a configurar el concepto que se creó para el patrón contable de la factura compra, allí en esta configuración se definirá la cuenta contable de Retención y si se aplicará la retención en la fuente de las compras para un tercero en particular o para todos los tercero.


Para realizar esta configuración se debe ingresar en la ruta que se mencionó en el ítem 2 “¿En donde esta ubicada?”, del presente documento.


Ilustración 9: "Configuración Retefuente en Compras".



Como se evidencia en la anterior ilustración, después de ingresar en la opción de “Retención en la fuente”, se debe realizar lo siguiente:

  1. Dar clic en la pestaña “Compras”.
  2. Dar clic en el botón “Concepto”.
  3. Seleccionar el concepto al cual se le registrará la configuración de la retención en la fuente. Se debe seleccionar el concepto del patrón contable, que maneja la factura de Compra.
  4. Dar clic en “Adicionar” o en “Modificar” en caso de que se desee cambiar la configuración del concepto.
  5. El sistema presentará la ventana que se muestra en la ilustración 10, para definir cual cuenta contable será la cuenta de retención; la cual se maneja en  el momento de aplicar retención en la fuente para las compras de la empresa. También se debe definir si la retención en la fuente de las compras, se aplicará para todos los terceros o solamente a un tercero en particular


Ilustración 10: "Configurar Retefuente para compras".




Nota: Para ReteIVA, (incluyendo la versión por grupos), se debe incluir el regímen al cual se le aplicará la retención, de lo contrario esta no tendrá efecto.



4)        ¿En dónde tiene efecto?


PARA VENTAS


Tiene efecto en el modulo Comercial, en la factura de Venta, cuando procedemos a contabilizarla o Causarla.


A continuación se presentará un ejemplo de una factura venta con los posibles casos de retención en la fuente:


Ilustración 11: "Configuración de la Factura venta".



CASOS PARA  APLICAR RETEFUENTE EN LA FACTURA DE VENTA


  1. Empresa Auto retenedor: SI– Tercero Agente retenedor:  SI


Ilustración 12: "Empresa es Auto retenedora y Tercero No es Agente Retenedor".



  1. Empresa Auto retenedor: SI -Tercero Agente retenedor: NO

Pasa lo mismo en el ítem anterior, ver ilustración anterior.


  1. Empresa Auto retenedor: NO o Empresa Auto retenedor “No identificado”  - Agente retenedor: SI


Ilustración 13: "Empresa No es Auto retenedora o No identificado pero el Tercero SI es agente Retenedor".



  1. Empresa Auto retenedor: NO o Empresa Auto retenedor “No identificado” y Agente retenedor: NO


Ilustración 14: "Empresa NO es Auto retenedora o No Identificado  y El tercero no es Agente Retenedor".



  1. Empresa “Sin animo de lucro”


Ilustración 15: "Factura de Empresa Sin Animo de Lucro".




NOTA: En caso de hacer una nota crédito a una factura de venta que tuvo alguna retención en la fuente, también se le aplica retención a la nota crédito independiente de que esta tenga o no alguna retención configurada.


PARA COMPRAS


Tiene efecto en el modulo Comercial, en la factura de Compra, cuando procedemos a contabilizarla o Causarla.


A continuación se presentará un ejemplo de una factura venta con los posibles casos de retención en la fuente:


Ilustración 16: "Datos Factura de Compra".



CASOS PARA  APLICAR RETEFUENTE EN LA FACTURA DE COMPRA


Para los siguiente casos (del 1 al 5), el sistema responde de la misma manera; únicamente registra el total de la factura en la cuenta por pagar y NO aplica retención en la fuente:

  1. Empresa Es Agente Retenedor SI– Tercero es Exento “Sin animo de Lucro”
  2. Empresa Es Agente Retenedor NO– Tercero es Exento “Sin animo de lucro”
  3. Empresa Es Agente Retenedor SI– Tercero es Auto retenedor:  SI
  4. Empresa Es Agente Retenedor NO– Tercero es Auto retenedor:  SI
  5. Empresa Es Agente Retenedor NO– Tercero es Auto retenedor:  NO


Ilustración 17: "No aplica retención en la fuente la empresa".



  1. Empresa Es Agente Retenedor SI– Tercero es Auto retenedor:  NO


Este caso es el único caso en que el sistema aplica retención en la fuente de la empresa, y lo realiza restando de la cuenta por pagar, la retención en la fuente y en la cuenta de retención se registra el valor de esa retención que realiza la empresa.  


Ilustración 18: "Aplicación de la retención en la fuente de la empresa".




En Caso de que se realice un factura de compra, que tenga una forma de pago a crédito, el sistema registra la compra en las cuentas contables correspondientes pero agregándole el valor de la factura, en las cuentas por Pagar de la empresa; menos cuando la empresa es Agente retenedor pero el Tercero NO es auto retenedor, allí se le agregará en las cuentas por pagar de la empresa, el valor del resultado, entre el total del factura menos la retención en la fuente aplicada.


NOTAS:

1- Hay casos en los que se le aplica retención a un documento aún cuando este no tiene alguna retención configurada, estos casos son:

- Nota crédito a una factura de venta que tuvo retención.

- Documento creado a partir de otro el cual si tuvo retención, por ejemplo una factura de compra creada a partir de una liquidación de compra u orden de compra, en casos como este la retención se le aplica porcentualmente, es decir, si el documento original tuvo 4 productos y una retención de 100, al llevar 2 productos al otro documento estos generarán una retención de 50.


2- En caso de querer realizar retenciones desde los módulo de CXP o CXC, asegúrese que el patrón y el concepto sean iguales.



5)        Contenido relacionado


Documento registrado en la BMC

Patrones contables

Retención por grupo

Tarifas IVA

Terceros