Clic aquí para ver video-tutorial sobre gestión de plan de cuentas.
1) ¿ Qué hace?
Esta funcionalidad permite la gestión, (Adición, modificación y eliminación) del plan de cuentas que será utilizado en el sistema.
2) ¿ En dónde está ubicada?
Para acceder a esta funcionalidad debe seguir los siguientes pasos:
1- Abrir el módulo de "Contabilidad".
2- Ir al menú de "Tablas generales".
3- En la sección "Tablas generales" elegir "Plan de cuentas".
NOTA: También se puede ingresar desde el botón de plan de cuentas ubicado en la esquina superior izquierda y desde patrones contables haciendo clic en e botón "Ir a..." ubicado en la esquina inferior derecha, seleccionando la opción "Plan de cuentas".
Ilustración 1: "Ubicación plan de cuentas".
3) ¿ Cómo se configura?
Una vez haya accedido al plan de cuentas, el sistema mostrará la ventana de la Ilustración 2, en la parte inferior se cuenta con las siguientes opciones.
1- Expandir, para ver las cuentas mayores y de movimiento mas a detalle.
2- Contraer, para ver solo las cuentas mayores de mas alto nivel.
3- Adicionar.
4- Modificar.
5- Eliminar.
6- Imprimir.
7- Buscar.
8- Convertir en mayor.
En la parte inferior cuentas con las opciones de gestión "Adicionar", "Modificar" y "Eliminar".
Ilustración 2: "Plan de cuentas".
En caso de adicionar o modificar, el sistema presentará la ventana de la Ilustración 3, según se el caso, allí se podrán diligenciar los diferentes campos con la información de la cuenta, estos son:
1- Código de la cuenta, el sistema deducirá la cuenta mayor asociada a partir de este quitando los dos últimos dígitos, por ejemplo, si se ingresa 1010101, el sistema deducirá que la cuenta mayor asociada es 10101.
3- Descripción de la cuenta.
4- Tipo de cuenta, mayor o de movimiento.
5- Naturaleza de la cuenta, débito o crédito.
6- Al hacer un movimiento... (Allí podrá seleccionar los campos que quiera se soliciten al hacer uso de esa cuenta).
6.1- Solicitar tercero.
6.2- Solicitar base de retención: Si define una cuenta para que solicite base, recuerde que debe ser configurada desde Fijar valores para cuentas con base.
6.3- Solicitar centro de costo.
6.4- Solicitar concepto.
Ilustración 3: "Nueva cuenta".
En caso de "Convertir cuenta en mayor", el sistema solicitará dos dígitos para una nueva cuenta de movimiento (Ilustración 4) a la cual se le asociará los movimientos que estaban asociados a la cuenta original, así la cuenta original pasa a ser mayor, y la nueva cuenta tendrá estos movimientos y será "hija" de la original, por ejemplo, se va a convertir a mayor la cuenta 10101, el sistema pide dos dígitos asumamos se ingresa 05, ahora los movimientos que estaban asociados a 101010 pasarán la cuenta 10101005.
Ilustración 4: "Nuevo nivel de detalle
4) ¿ En dónde tiene efecto?
El plan de cuentas, tiene efecto en la funcionalidad general del sistema, las cuentas que aquí se crean serán las usadas para la creación de movimientos y transacciones. Por lo cual se recomienda cuidado en la manipulación de este, así como la restricción de su uso SOLO a personal capacitado.
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