1) ¿ Qué hace?
Permite el manejo y gestión de periodos (contables y de inventario), periodo se refiere a un mes de trabajo en un módulo en el cual se registran movimientos
2) ¿ En dónde está ubicada?
Se podrá acceder a esta funcionalidad en las siguientes opciones:
1- Desde Contabilidad:
- En tablas, seleccionar periodos
2- Desde Inventarios/POS:
- En administración, seleccionar periodos
-En Cuentas por Cobrar > Periodos Contables
Ilustración 1: "Ubicación en Contabilidad".
Ilustración 2: "Ubicación en Inventarios".
3) ¿ Cómo se configura?
Antes de tener manejo directo sobre los periodos hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
1- Los periodos en contabilidad y en inventario son diferentes, cada uno tiene implicaciones (aunque similares) diferentes.
2- Periodos cuenta con permisos para usuarios (ver Manejo de usuarios),los cuales funcionan así:
a- Adicionar: Nuevo.
b- Modificar: Cerrar
c- Cambiar de estado: Re-aperturar.
3- En POS, no se permite aperturar día en un periodo cerrado o inexistente.
4- El crear periodos se hace simultáneamente en los módulos de Contabilidad e Inventario, siempre y cuando ambos estén sincronizados, en caso de que haya una diferencia entre estos, el crear se hará de manera independiente.
5- Al abrir periodo en inventario, el sistema creará los saldos de los productos en este nuevo periodo a partir de los existentes en el anterior, en caso de que se dese o requiera una verificación y reconstrucción de saldos al momento de abrir un periodo, se puede activar esta opción para que el sistema lo haga de manera automática al abrir uno, para esto se debe dirigir a la opción: Inventario/Administración/Configuración Inventarios (ver Configuración Inventario/POS, para mas información sobre este parámetro).
Ilustración 3: "Verificar y reconstruir saldos en Inventarios".
6- Al abrir periodo en contabilidad, el sistema creará los saldos contables en este nuevo periodo a partir de los existentes en el anterior, en caso de que se desee o requiera una verificación y reconstrucción de saldos al momento de abrir un periodo, se puede activar esta opción para que el sistema lo haga de manera automática al abrir uno, para esto debe dirigirse a: Contabilidad/Tablas/Parámetros de control.
Ilustración 4: "Verificar y reconstruir saldos en Contabilidad".
La captura de periodos en ambos módulos funciona de manera similar, en la parte superior se muestra el año y el mes (número de periodo), así como el estado de este (Abierto o Cerrado), en la parte central se encuentran los botones de navegación para poder moverse entre los diferentes periodos, finalmente en la parte inferior se encuentran los botones de gestión de periodos, los cuales son:
1- Nuevo: Crea el nuevo periodo, crea los saldos correspondientes al módulo y hace la reconstrucción en caso de así haberse configurado como se explico en los puntos anteriores.
2- Cerrar periodo: Cambia el estado a cerrado, en un periodo cerrado no se permite hacer ningún movimiento (contable o de inventario) así como la apertura de días en este periodo entre otras funcionalidades.
3- Re-aperturar periodo: Cambia el estado de cerrado a abierto, habilitando de nuevo diferentes funcionalidades para este periodo.
Ilustración 5: "Captura de periodos en inventario".
Ilustración 6: "Captura de periodos en contabilidad".
NOTA: Al momento de cerrar o re-aperturar un periodo, en el caso que hayan periodos intermedios con un estado diferente, el sistema preguntará al usuario si desea hacer el cambio a todos los periodos hasta el seleccionado o solo al mas antiguo en el caso de cerrar o el mas reciente en caso de re-aperturar, es decir si se tienen los periodos abiertos desde Julio hasta Septiembre, y se trata de cerrar Septiembre, el sistema preguntará si se cierran todos los meses o solo Julio, en el caso de re-aperturar si se tienen los periodos cerrados hasta Septiembre, y se trata de re-aperturar Julio, el sistema preguntará si se re-aperturan todos o solo Septiembre
.
Ilustración 7: "Cambio de estado de periodo múltiple".
4) ¿ En dónde tiene efecto?
El manejo de periodo es una funcionalidad básica y de vital importancia para el correcto funcionamiento del sistema, por favor abstenerse de hacer cambios innecesario en estos, así mismo se recomienda asignar a los usuarios los permisos correspondientes para evitar problemas en el sistema por un mal manejo de estos.