1) ¿ Qué hace?
El sistema calcula las liquidaciones de intereses para las facturas de ventas vencidas en un periodo en específico. Es de anotar que los intereses se llevan a modo contable, no se registran en cartera.
2) ¿ En dónde está ubicada?
Se podrá acceder a esta funcionalidad en la siguiente opción:
- Ingresar al módulo de Contabilidad.
- Ir a la sección “Opciones”.
- Ingresar a la opción “Liquidación de Intereses”.
Ilustración 1: "Ubicación liquidación de intereses".
3) ¿ Cómo se configura?
En primer lugar se debe parametrizar las liquidaciones de intereses de los terceros, para esto se debe dirigir a la siguiente ruta:
- Ir a la sección “Cuentas por cobrar”
- Ingresar a la opción “Registro Control”
- Seleccionar la Pestaña “Liquidación de Intereses”
Ilustración 2: "Configuración para la liquidación de intereses".
En esta ventana, se debe configurar todo lo que compete con las liquidaciones de intereses:
- Cuentas contables:
- Cuenta Débito: Se debe definir la cuenta contable para registrar el valor de cada interés calculado, como débito.
- Cuenta Crédito: Se debe definir la cuenta contable para registrar el valor de cada interés calculado, como crédito.
- Rango de Intereses (Desde x días): Según el rango de días, el sistema le asigna el porcentaje de interés que le aplicará al saldo de la obligación del tercero. Se debe definir desde 1 para que el sistema tome las obligaciones que llevan pocos días de mora y aplique correctamente los intereses mora., en caso de que se definan, en la columna “Desde” días mayores a 1, si el sistema encuentra un día de mora en alguna obligación, le pondrá en los intereses de mora, el número cero.
- Días de Gracia: Es la cantidad de días que incrementa los días de la fecha de vencimiento, con el fin de reducir los días de mora que tenga cada obligación. Por lo tanto reducirá el valor de interés que tiene la obligación
- Tipo de Documento Destino: Es el documento contable donde quedará registrada toda la información de las liquidaciones de intereses de las obligaciones de los terceros.
- Permitir liquidar múltiples veces: Si esta opción esta chequeada, el sistema permitirá registrar varias veces, las liquidaciones de intereses, de un periodo en específico. Solamente brindará un mensaje informativo, mostrando al usuario que ya existen documentos contables con las liquidaciones de intereses de ese periodo, pero el usuario puede seguir para crear otro documento contable con la información de las liquidaciones de intereses.
Pero si no está chequeado, el sistema revisará si ya existen liquidaciones de intereses en ese periodo, y si encuentra algún documento contable con el registro de las liquidaciones, el aplicativo mostrará un mensaje de error, con el número del documento contable que tiene esa información, y NO permitirá crear otro documento contable.
- Centro de Costo a asignar:
- Intentar primero con el centro de costo definido al tercero: Si el sistema identifica que el tercero tiene un centro de costo; entonces lo asignará al movimiento contable.
- Si el sistema no encuentra ningún centro de costo en la información del tercero, entonces asignará el centro de costo definido en las configuraciones de las liquidaciones de intereses.
- Concepto a asignar:
- Intentar primero con el concepto definido en la factura: Si el sistema identifica que en la factura, tiene un concepto; entonces lo asignará al movimiento contable.
- Si el sistema no encuentra ningún concepto en la factura de venta, entonces asignará el concepto definido en las configuraciones de las liquidaciones de intereses.
Luego de realizar la configuración de las liquidaciones de intereses, pasamos a calcular los intereses que tienen las obligaciones de los terceros. Para esto se debe dirigir a las liquidaciones de intereses. Ver ilustración 1. Allí el sistema presenta la siguiente ventana:
Ilustración 3: "Liquidación de intereses".
Los campos que tiene esta ventana son los siguientes:
- Modo:
- Informativo: El sistema imprimirá únicamente el informe con la información de las liquidaciones de intereses.
- Definitivo: El aplicativo registrará la información de las liquidaciones de intereses en el documento contable (si todo está configurado correctamente). Si esta chequeado la opción de “Imprimir Informe”, el sistema imprimirá el reporte con los datos de las liquidaciones de intereses.
- Periodo a Procesar: El aplicativo toma el año y el mes, para consultar los saldos de las obligaciones hasta el final del periodo (Mes). El día es solamente para registrar la fecha, en el documento contable, por lo tanto el sistema siempre consultará los saldos de las obligaciones hasta el último día de ese periodo; el campo “Día” es un campo informativo que quedará registrado en el documento contable.
- Resultado del Proceso: En el momento de seleccionar el modo definitivo y generar los intereses, el sistema evidencia el número del documento contable generado, las facturas procesadas y el total de intereses calculados.
Cuando se imprime informe, el sistema brinda la siguiente información:
Ilustración 4: "Informe Liquidación de Intereses".
Como se evidencia en la anterior ilustración, el sistema imprime las siguientes columnas:
- Documento: Es el Número de la obligación y la bodega, donde se creó la factura u obligación.
- Cuota: Es el consecutivo que tiene la cuota en la obligación, es decir, en el momento en que se pague una factura, y la forma de pago con la cual se paga esa factura, tiene configurado que solicite la distribución de cuotas; el sistema genera unas cuotas para esa factura, donde cada cuota tiene un consecutivo, un valor y una fecha de vencimiento. Si la factura no se pagó a cuotas, entonces aparecerá el número uno (1), en esa obligación.
- Fecha de Vencimiento: Es la fecha de vencimiento que tiene la cuota.
- Valor Original: Es el Valor Inicial de la cuota.
- Saldo: Es el saldo que tiene la cuota hasta el final del periodo consultado.
- Vendedor: Es el Vendedor asociado a la factura u obligación.
- Días: Es la cantidad de días de mora que tiene la obligación, que son los días que toman desde la fecha de vencimiento hasta el último día del periodo menos los días de Gracia.
- Intereses: Es el valor de interés que tiene cada cuota; este valor se calcula según los días de mora hallados; los cuales se compara con la Tabla de Rango de Intereses para conocer el porcentaje de interés y ese porcentaje, aplicarlo al saldo de la obligación.
En el momento de configurar el informe con el modo definitivo, con el fin de crear el documento contable, el sistema gestiona la sección “Resultado del proceso”: con el documento generado, el número de facturas procesadas y el total de intereses calculados. Ver siguiente ilustración.
Ilustración 5: "Resultado del proceso".
Para validar que el sistema generó el documento contable, se debe dirigir a la siguiente ruta: “Movimiento à Documentos à seleccionar el documento contable configurado en las liquidaciones de interesesà Buscar el consecutivo que generó el sistema”. Ver Ilustración 6.
Ilustración 6: "Documento Contable con la información de la liquidación de intereses".
El documento contable brinda la siguiente información:
- Descripción: Allí aparece el número de la obligación y el consecutivo de la cuota.
- Concepto (Cpto): Concepto asociado según la parametrización realizada en las liquidaciones de intereses, si se seleccionó que tomará el concepto de la factura de venta, o sino el concepto configurado en esta sección.
- Cuentas: son las cuentas contables configuradas en las liquidaciones de intereses, allí aparecerá tanto la cuenta débito como la del crédito.
- Débitos: Valor de los intereses del tercero, si la cuenta contable es débito, sino será cero.
- Créditos: Valor de los intereses del tercero, si la cuenta contable es crédito, sino será cero.
- Tercero: Es el tercero con el que está asociado el valor del interés.
- Centro de Costo (C.C): Centro de costo asociado según la parametrización realizada en las liquidaciones de intereses, si se seleccionó que tomará el centro de costo del tercero, o sino el centro de costo configurado en esta sección.
NOTA: Los valores de los intereses, se pueden dejar evidenciados en los reportes de Cartera por Edades y vencimiento de cartera, ubicados en el módulo de cuentas por Cobrar. Únicamente el implementador debe configurar el reporte para que dicho informe, llame la columna “ValorIntereses”.
Las tablas donde está dicha columna son las siguientes:
- Vencimiento de cartera: tmpVencCartera y tmpVencCarteraInf.
- Cartera por edades: tmpCarteraEdades, tmpCarteraEdadesColumnas, tmpCartera01.
Luego de configurar el reporte, en el momento de imprimir cualquiera de estos dos reportes, el sistema calcula inmediatamente, los valores de intereses del periodo, al cual está consultando y los deja evidenciado en el reporte.