1) ¿ Qué hace ?
Configuración de un documento para establecerlo como un documento electrónico, el cual es enviado a la DIAN y al cliente simultáneamente.
2) ¿ En dónde está ubicada ?
Se encuentra en el modulo invent, en Administración -> Tipos de documentos -> Pestaña Otros -> Facturación electrónica.
Es un documento electrónico, define si el documento seleccionado esta disponible como electrónico.
Consecutivo incluye prefijo, Si la modalidad de consecutivo registrada en el portal del operador tecnológico es prefijo+número, marcar la casilla “Consecutivo incluye prefijo”.
Solo funciona para Documentos tipo Factura de venta, que tenga marcada la opción "Es una factura de venta" o " Es una nota crédito de clientes". Si es de otro tipo no permitirá marcar la opción, mostrara el siguiente mensaje "Transacción no valida como documento electrónico".
3) ¿ Cómo se configura ?
- El documento que es electrónico requiere que se solicite la opción "Forma de pago", en Administración -> Tipos de documentos -> Pestaña Información a solicitar -> sección Al crear la cabecera del documento solicitar -> marcar casilla Forma de pago.
- Se debe registrar la resolución del tipo de documento de factura electrónica creada. Nota: Registrar el prefijo con el que se registraron los consecutivos de las facturas en el portal del operador tecnológico.
- El o los terceros deberán tener configurado un correo electrónico (E-MAIL), en Tablas -> Terceros -> Modificar -> pestaña Inf. General. Ademas en la pestaña Inf. Módulos deberá tener marcada la opción "(Factura Electrónica) Notificar al email". Esto en caso de que se requiera que le llegue la factura al correo del tercero.
- En configuración de inventarios en la pestaña Documentos sección Facturación electrónica.
- Envío de facturación electrónica habilitado: Habilita el envío de las nuevas facturas como electrónica.
- Plazo en horas para el envío de documentos: Limite para enviar el documento.
- Registrar xml/json de comunicación request/response: Habilita el guardado del fichero xml o json referente a la factura de venta.
Cuando se crea un documento tipo factura y es documento electrónico, en la sección propiedades del documento -> Información electrónica se muestra el estado del documento y algunas opciones.
1- Estado: Aquí se muestra el estado de envío junto a un botón para enviar el documento hacia el operador tecnológico; puede ser "Sin enviar" "Enviado" "Error".
2- Fecha: Fecha y hora del envío del documento.
3- CUFE: Corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación del procedimiento con datos de factura establecido en el anexo 3 de la Resolución 019 de 2016, permite identificar de forma única una factura. Este código adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN. Fuente: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Ayudas/Paginas/glosario.aspx
4- Acuse: Ver el estado de recibido por parte del cliente, puede ser "aceptada", "rechazada", "En verificación" "Acuse no recibido: a la espera". Esto cambia cuando el cliente recibe el correo con la factura y realice la respuesta de acuse desde un botón que esta en el mismo correo.
5- Log: Al hacer clic en el botón detalle muestra las acciones hechas en ese documento, respecto a la parte de f. electrónica.
- 1- Ventana de eventos relacionados a la factura seleccionada.
- 2- Detalle de la factura, aquí se puede ver también el estado de envío de la factura y de su acuse si fue realizado o no, cual fue la respuesta y el comentario/observación que pone el cliente cuando realiza el acuse.
- 3- Muestra que parte del log esta seleccionada.
6- Opciones:
- Descargar: Descarga el documento electrónico en PDF, para que funcione hay que configurar la carpeta e-Document en Administración -> Configuración general -> Definir carpetas...
- E-mail: Permite re enviar la factura, en la ventana aparecerá el correo del cliente y se permite editar el correo al que se enviara.
- Forma en que se reporta el método y medio de pago en FEL(Facturación electronica) al enviarla:
- Cuando la forma de pago se especifica en la cabecera del documento
- Si la forma de pago tiene definido días de plazo > 0
- Método de pago: Crédito
- Medio de pago: Acuerdo mutuo (ZZZ)
- Fecha de vencimiento: De la cabecera si se pide, sino la fecha de la factura más la cantidad de días de plazo
- Si la forma de pago tiene definido días de plazo = 0
- Método de pago: Contado
- Medio de pago: El medio de pago de la dian asociado a la forma de pago
- Fecha de vencimiento: No se debe reportar
- Cuando se paga usando F8 (múltiples formas de pago)
- Se reportan todas las formas de pago y cada una de ellas se reporta como lo hace cuando está definida en cabecera.
- Excepción: Si hay definida una forma de pago para asumir las bolsas, dicha forma de pago NO se reporta.